QNetLog per l’Azienda

QNetLog è il diario di bordo (in inglese: log) della Qualità aziendale, uno strumento informatico progettato per agevolare e valorizzare l’adozione di un SGQ (Sistema di Gestione per la Qualità) e consentire al RGQ (Responsabile Gestione Qualità) di svolgere la propria funzione quotidianamente con efficienza ed efficacia.

L’utilizzo del termine diario di bordo è dovuta al fatto che QNetLog può (e deve) essere utilizzato quotidianamente, riducendo e non aggravando il normale carico di lavoro, da parte di tutte le risorse coinvolte nei normali processi aziendali e non solo dalle risorse assegnate al SGQ.

QNetLog, quindi, elimina la necessità di operare la scelta, spesso difficile e ancor più spesso lasciata al caso, tra le due seguenti costose alternative: destinare risorse umane a tempo pieno al SGQ oppure relegare le procedure del SGQ ad una mera attività di facciata, svolta nel panico più totale all’approssimarsi di una verifica ispettiva da parte dell’organismo di certificazione.

La terza alternativa, vantaggiosa sotto tutti i punti di vista, è costituita dall’utilizzo di soluzioni tecnologiche avanzate, come QNetLog, che consentono di distribuire meglio tra le risorse aziendali gli impegni connessi al SGQ e di razionalizzarne e deburocratizzarne le procedure.

Trattandosi, infatti, di un software web-based distribuibile su rete intranet/extranet/internet, fruibile attraverso un comune web-browser e capace di gestire minuziosamente i permessi degli utenti in base ai ruoli ad essi assegnati (visualizzazione, inserimento, modifica e cancellazione di ogni singola informazione), QNetLog consente ad ogni risorsa di essere parte attiva del SGQ, acquisendone, tra l’altro, piena consapevolezza e responsabilità, condizione essenziale affinché l’implementazione del SGQ determini per l’azienda un vantaggio reale, che vada ben oltre il valore della stampa su carta intestata del bollino dell’ente di certificazione.

QNetLog, pertanto, si distingue da tutti i software attualmente disponibili sul mercato per la sua tendenza ad agevolare la reale fruizione dei vantaggi derivanti dal’adozione di un SGQ, puntando sulla propria capacità di gestire intelligentemente i contenuti (i dati registrati dagli utenti), mantenendoli totalmente indipendenti dai contenitori (documentazione del SGQ) che ad essi daranno forma, e ponendosi come un “volano software” tra i classici processi tipici di qualsiasi realtà aziendale (progettazione, approvvigionamento, commercializzazione, produzione, erogazione del servizio, controllo di gestione, gestione del personale, etc.) e le procedure del SGQ.

In questo modo, il SGQ perde la sua dimensione “sovrastrutturale” e va ad integrarsi nelle attività quotidiane, aggiungendo ad esse valore autentico con un impatto minimo: è sufficiente registrare i soli dati essenziali dei soli eventi naturalmente connessi al processo svolto e sensibili al SGQ, senza doverli ridigitare più volte per compilare verbosi moduli e documenti.

QNetLog, infine, riduce drasticamente la modulistica cartacea circolante all’interno dell’azienda, gestendo in formato totalmente elettronico la maggior parte dei flussi informativi.

QNetLog per il Consulente

Per il consulente, QNetLog è uno strumento di produttività molto potente, che consente di gestire da remoto la generazione ed il costante aggiornamento dei manuali della qualità e delle procedure e della modulistica, centralizzando le azioni rivolte a tutte o alcune delle proprie aziende clienti. In tal modo, ad esempio, il Consulente potrà modificare la struttura di un modulo standard, magari aggiungendo un campo necessario per tutte le aziende di un determinato comparto, dunque applicare la modifica, con un’unica operazione, a tutte e sole le proprie aziende clienti operanti in quello specifico comparto.

Inoltre QNetLog consente di seguire a distanza, ma più “da vicino” che mai, il singolo cliente, controllando quotidianamente la frequenza e la qualità delle registrazioni e predisponendo l’ambiente ideale per svolgere le verifiche ispettive interne ed accogliere quelle dell’organismo di certificazione.

Grazie a QNetLog, quindi, il Consulente:
- riduce drasticamente i tempi e costi di gestione per cliente;
- può concentrarsi sulla valorizzazione della propria professionalità che finalmente viene utilizzata per trasferire al cliente il valore reale dell’adozione di un SGQ, avvantaggiandosi di
  una migliore e più regolare organizzazione delle attività a carico del cliente;
- è in grado sostenere un notevole incremento della propria rete di clienti a parità di tempo e risorse.

A cosa serve QNetLog

QNetLog consente di:

● mantenere sempre aggiornati e versionati:
  - il MQ (Manuale della Qualità);
  − il MP (Manuale delle Procedure);
  − l’insieme dei MOD (moduli standard ISO previsti per ogni procedura, personalizzati nel layout in modo da definire la modulistica aziendale standard);

● utilizzare una semplice interfaccia software web-based per:
  − registrare tutti i dati necessari alla gestione del SGQ velocemente e direttamente nel momento in cui si verificano gli eventi “critici” connessi al naturale svolgimento dei processi
     aziendali, senza forzature connesse alla necessità di redigere documenti utili al SGQ;
  − far circolare correttamente i flussi informativi conseguenti la registrazione di nuovi dati o l’aggiornamento di quelli esistenti, secondo il workflow di approvazione e distribuzione;
  − estrapolare utili informazioni di sintesi, in forma analitica e grafica, derivanti dall’elaborazione dei dati registrati;

● utilizzare il sistema di gestione documentale per:
  − generare automaticamente tutti i documenti previsti dal SGQ;
  − archiviare in formato elettronico i documenti di provenienza esterna;
  − navigare la repository documentale per accedere a:
        documentazione propria del SGQ (MQ, MP, MOD);
        documenti generati internamente (connessi a processi interni, su MOD);
        documenti di provenienza esterna.

Quali problematiche risolve QNetLog

QNetLog è in grado di risolvere tutte le problematiche di relative a:

● gestione dei documenti e delle registrazioni del SGQ
  − matrice di responsabilità, schede di distribuzione controllata, liste di distribuzione dei documenti, tracciamento della trasmissione e distribuzione;
  − richieste di modifica e aggiornamento dei documenti;
  − elenco delle procedure, delle istruzioni tecnico operative, dei moduli, delle norme di riferimento, dei fornitori, etc.

● gestione delle competenze delle risorse umane:
  − definizione dell’organigramma aziendale e registrazione delle funzioni aziendali;
  − bilancio delle competenze per singola risorsa;
  − valutazione della polivalenza (possibilità, in base alle specifiche competenze, di impieghi alternativi) per singola risorsa;
  − analisi dei gap di competenze e delle esigenze di formazione/addestramento;
  − elaborazione di piani di formazione/addestramento e tracciamento delle attività di formazione/addestramento per singola risorsa;

● manutenzione delle apparecchiature e degli strumenti di misura:
  − gestione del parco apparecchiature e strumenti di misura;
  − registrazione delle operazioni di taratura e manutenzione;

● controlli di qualità in accettazione, in produzione, in collaudo, in uscita:
  − definizione delle caratteristiche oggetto del controllo per singolo articolo;
  − registrazione delle non conformità;

● approvvigionamento:
  − richiesta materiali con gestione scorta minima;
  − richiesta di ordine d’acquisto, richiesta e valutazione offerta, ordine d’acquisto;
  − registro delle richieste d’ordine, delle offerte e degli ordini, storico variazioni;

● valutazione dei fornitori:
  − definizione delle regole di valutazione/attribuzione del punteggio;
  − attribuzione automatica della classe di merito al fornitore, in base al punteggio;

● gestione delle non conformità e delle azioni correttive e preventive:
  − rapporto di non conformità;
  − piano delle azioni correttive e preventive;
  − registro delle non conformità;
  − piano delle indagini;
  − storico delle azioni correttive e preventive;
  − sintesi statistiche analitiche e grafiche;

● gestione dei resi e dei reclami
  − registro dei resi e dei reclami
  − collegamento diretto alla gestione delle non conformità

● customer satisfaction:
  − definizione dei questionari e delle regole di valutazione delle risposte;
  − distribuzione dei questionari e raccolta delle risposte (anche on-line);
  − collegamento diretto alla gestione delle non conformità

● verifiche ispettive interne:
  − piano annuale delle verifiche ispettive interne;
  − programma di verifica interna;
  − check list;
  − schede per audit assistito;
  − collegamento diretto alla gestione delle non conformità;
  − rapporto di verifica interna;

● riesame della direzione
  − definizione ordine del giorno;
  − rapporto di riesame;

● miglioramento continuo del SGQ
  − definizione dei questionari e delle regole di valutazione delle risposte;
  − distribuzione dei questionari e raccolta delle risposte (anche on-line);
  − collegamento diretto alla gestione delle non conformità

● processo di produzione / erogazione servizio:
  − piano della qualità di prodotto / commessa / servizio;
  − gestione partecipazione a gare e risposta a richieste di offerta con analisi di fattibilità tecnico-economica di commessa;
  − registro delle offerte e delle commesse;
  − programmi di lavoro;

● progettazione:
  − piano della qualità della progettazione;
  − check list di riesame della progettazione.

I moduli di QNetLog

Fig. 1 - La logica degli incroci a raso tra processi aziendali e procedure per la gestione qualità